പ്രമാണങ്ങളുടെ വസ്തുത. അതിന്റെ സമാഹാരത്തിന്റെ രീതികളും ചട്ടങ്ങളും

"ഇൻവെന്ററി" എന്ന പദപ്രയോഗം ഓഫീസ് ജീവനക്കാർക്ക് മാത്രമല്ല, മറ്റ് വ്യവസായസ്ഥാപനങ്ങളുടെയും ഘടനകളുടെയും വിദഗ്ദ്ധർക്ക് അറിയപ്പെടുന്നു. പലപ്പോഴും പ്രത്യേക ഉദ്ദേശ്യ പത്രികകളിലും അതുപോലെ അനുമാനിക്കാം.

ആർക്കൈവിലെ ജോലിയുടെ ഓർഗനൈസേഷൻ

പ്രമാണങ്ങൾ അവരുടെ അടിസ്ഥാന ലക്ഷ്യം പൂർത്തീകരിച്ച ശേഷം, ആ സമയത്ത് അവർ പ്രായോഗികമായി അനാവശ്യമായി മാറുന്നു. അവയിൽ ചിലത് നശിച്ചു പോകുന്നു, ബാക്കിയെല്ലാം ആർക്കൈവ്സ് എന്ന് വിളിക്കപ്പെടുന്ന പ്രത്യേക റിപോസിറ്ററികളിലേക്ക് അയയ്ക്കപ്പെടുന്നു. ഇവിടെ, പ്രമാണങ്ങൾ മുൻകൂട്ടി നിശ്ചയിച്ച മുറികളിൽ സംഭരണത്തിനായി പ്രോസസ്സ് ചെയ്യുകയും, വ്യവസ്ഥപ്പെടുത്തുകയും ശേഖരിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു. ഈ ഘട്ടം ഓഫീസിലെ അവസാനമായി കണക്കാക്കപ്പെടുന്നു. എല്ലാ വസ്തുക്കളും ഷെൽഫ് ജീവപരിചയപ്രകാരം പൂർത്തീകരിച്ചു, താൽക്കാലികവും സ്ഥിരവുമായ സ്റ്റോറേജ് രേഖകളുടെ ഒരു ശേഖരവും വ്യക്തികളുടെ കേസുകളും പ്രത്യേകമായി കംപൈൽ ചെയ്യുന്നു. വർഷാവസാനമുള്ള ഓരോ എന്റർപ്രൈസ് (ഓർഗനൈസേഷൻ) ആർക്കൈവിലേക്ക് കൈമാറുന്നതിനുള്ള സേവന ഡോക്യുമെന്റേഷൻ ശേഖരിക്കുന്നു. ഈ പ്രശ്നങ്ങൾ സാധാരണയായി ആർക്കിവിസ്റ്റ് ആണ് കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നത്. കമ്പനിയുടെ സ്റ്റേഷനറി ടേബിളിൽ അത്തരത്തിലുള്ള ഒരു യൂണിറ്റ് ഇല്ലെങ്കിൽ, ആർക്കൈവിലെ ജീവനക്കാരുടെ മേൽനോട്ടത്തിൽ പേഴ്സണൽ ഡിപ്പാർട്ട്മെന്റിന്റെ പ്രവർത്തനം നടക്കുന്നു. അവർ പ്രത്യേക വകുപ്പുകൾക്ക് ട്രാൻസ്ഫർ ചെയ്ത സെക്യൂരിറ്റികളുടെ ഒരു സാധന സാമഗ്രികൾ ഉണ്ടാക്കുകയാണ്, അതിന്റെ അടിസ്ഥാനത്തിൽ ഒരു എന്റർപ്രൈസസിൻറെ രേഖകളുടെ ഒരു ഏകീകൃത ലിസ്റ് രൂപവത്കരിക്കുന്നു.

ജോലിയ്ക്കുള്ള രേഖകൾ

ചിലപ്പോൾ, ഒരു നിശ്ചിത പ്രശ്നം പരിഹരിക്കാൻ ഒരു പൗരനോ സംഘടനയോ അല്ല, ഒന്നിലേറെ ഔദ്യോഗിക രേഖകൾ അവതരിപ്പിക്കേണ്ടത് ആവശ്യമാണ്. ഉദാഹരണമായി, വസ്തുവിന്റെ നിർമ്മാണത്തിനായുള്ള ഒരു കരാർ കരാർ കരാർ അവസാനിപ്പിക്കുന്നതിനുള്ള പങ്കാളികൾ തമ്മിൽ ഒരു മത്സരം പ്രഖ്യാപിക്കപ്പെടുമ്പോൾ സംഭവിക്കുക . ഓരോ അപേക്ഷകനും വളരെ വ്യത്യസ്ഥമായ സ്വഭാവത്തിലുള്ള ഒരു ഡോക്യുമെന്റേഷനുമായി കമ്മീഷൻ നൽകണം: ഒരു വാണിജ്യ നിർദ്ദേശം, നിർമ്മാണ പ്രവർത്തനങ്ങളുടെ അനുമതി, ഘടകം, മറ്റ് രേഖകൾ. ഇതെല്ലാം ഒറ്റ പാക്കേജിൽ ശേഖരിക്കുകയും കമ്മീഷൻ അംഗങ്ങൾ പരിഗണിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു. അതിനകത്ത് ഒരു പ്രത്യേകസംഘടനയ്ക്ക് വേണ്ടി അയയ്ക്കുന്ന എല്ലാ വസ്തുതകളും രേഖപ്പെടുത്തുന്നു. ഇത് ഒരു തരം ലിസ്റ്റ് അല്ലെങ്കിൽ ലിസ്റ്റ് ആണ്. ഒരു തരം പാറ്റേൺ അനുസരിച്ച് അത്തരം പേപ്പർ സാധാരണയായി വരച്ചെടുക്കുന്നു. എല്ലാം വളരെ ലളിതമാണ്. ഷീറ്റിന്റെ മുകളിലെ ഭാഗത്ത്, "പ്രമാണങ്ങളുടെ ഇൻവെന്ററി" എന്ന തലക്കെട്ട് കേന്ദ്രത്തിൽ എഴുതിയിട്ടുണ്ട്. എവിടെയാണ് അവ ഏതെല്ലാം സ്ഥാപനങ്ങളിൽ നിന്നും ലഭ്യമാക്കുന്നത് എന്നതിനെക്കുറിച്ച് ഒരു കുറുക്കുവഴി വിശദീകരിക്കുന്നു. അതിനുശേഷം നാലു നിരകളുള്ള ഒരു പട്ടിക വരുന്നു:

1. ക്രമത്തിൽ നമ്പർ.
2. പ്രമാണത്തിന്റെ പേര്.
3. __, __ എന്നിവയ്ക്കൊപ്പം പ്രമാണത്തിലെ പേജുകൾ.
4. പ്രമാണത്തിലെ പേജുകളുടെ എണ്ണം

സംക്രമണ വരിയിൽ ടേബിൾ അവസാനിക്കുന്നു, ട്രാൻസ്മിറ്റ് ചെയ്ത സെറ്റിലെ മൊത്തം പേജുകളുടെ എണ്ണം സൂചിപ്പിക്കുന്നു. ഇത് പരിഗണനയ്ക്കായി സമർപ്പിച്ച പേപ്പറുകളുടെ നഷ്ടം അല്ലെങ്കിൽ സാധ്യമായ പ്രതിരോധം തടയാൻ സഹായിക്കുന്നു.

കേസുകളുടെ വധശിക്ഷ

റെക്കോർഡ്സ് മാനേജ്മെന്റിന്റെ ശരിയായ മാനേജ്മെന്റിനനുസരിച്ച്, വർഷാവസാന സമയത്ത് എന്റർപ്രൈസിലുള്ള എല്ലാ രേഖകളും പ്രോസസ് ചെയ്ത്, കൂട്ടിച്ചേർത്തിരിക്കുന്നു. അംഗീകാരമുള്ള നാമ നിർദ്ദേശങ്ങൾ അനുസരിച്ച് നിർമ്മിച്ചതാണ് ഇത്, സാധാരണയായി അംഗീകരിച്ച നിയമങ്ങൾ കണക്കിലെടുക്കുകയും ചെയ്യുന്നു:

1. ഒരു കലണ്ടർ വർഷത്തിൽ രേഖകൾ ഉണ്ടാക്കുന്നു. ഒരു അപവാദം എന്ന നിലയിൽ, റോളിംഗ സ്വഭാവത്തിന്റെ ബിസിനസ് പേപ്പറുകൾ ഉണ്ടെങ്കിൽ, ഒരു വർഷത്തിനുള്ളിൽ സേവന ഡോക്യുമെന്റേഷൻ ഒന്നിച്ച് കൂട്ടിച്ചേർക്കാൻ സാധിക്കും.
2. സെക്യൂരിറ്റികളുടെ പ്ലെയ്സ്മെന്റ് മുകളില് നിന്ന് നിര്മ്മിക്കപ്പെടുന്നു.
3. എല്ലാ ഷീറ്റുകളും എണ്ണത്തിൽ ചേർക്കണം. സംഭരണ സമയത്ത് വിവരങ്ങളുടെ സമഗ്രത ഉറപ്പ് വരുത്തുന്നതിന് ഇത് തയ്യാറാകുന്നു. വലത് മൂലയിൽ ഒരു ലളിതമായ പെൻസിലിൽ നമ്പറിംഗ് തയ്യാറാക്കണം.
4. ആവശ്യമെങ്കിൽ, ആ രേഖകളുടെ ഒരു ആന്തരിക പട്ടിക അതിനെ സമാഹരിച്ച സ്പെഷ്യലിസ്റ്റിന്റെ ഒപ്പിനൊപ്പം വരയ്ക്കാറുണ്ട്.
5. പേപ്പറുകൾ ഘടിപ്പിച്ചിരിക്കുന്നു.
6. ഒരു സാക്ഷി ഷീറ്റ് സമാഹരിക്കുന്നു.
7. ഓരോ കേസിലും, ഒരു സാമ്പിൾ തയ്യാറാക്കിയ ഒരു കവർ ഉണ്ട്. ഇത് എന്റർപ്രൈസസിന്റെയും പ്രത്യേക യൂണിറ്റിന്റെയും പൂർണ്ണനാമത്തെ സൂചിപ്പിക്കുന്നു. അടുത്തത് ഒരു നാമകരണ പദവുമായി ബന്ധപ്പെട്ട ഒരു പ്രത്യേക ഡിജിറ്റൽ സൂചികയാണ്. ഇതിനുശേഷം, സ്ഥാപനത്തിന്റെ തീയതിയും കേസിന്റെ അവസാനവും സൂചിപ്പിച്ചിരിക്കുന്നു. അടച്ചിട്ടിരിക്കുന്ന ഷെൽഫ് ജീവിതത്തിന്റെ ഏറ്റവും താഴെയായി.

പോസ്റ്റേജ്

ചില പാഴ്സല്, പാസലുകള്, വിലയേറിയ കത്തുകളെ അയയ്ക്കുകയും, വിവരങ്ങളോടൊപ്പം പ്രമാണങ്ങളുടെ ഒരു വിവരശേഖരവും അയയ്ക്കപ്പെടുന്നു. ആശയവിനിമയത്തിന്റെ ഏത് ശാഖയിലും ഫോം എടുക്കാം. ഇത് ഫോം നമ്പർ 107 പ്രകാരം നടപ്പിലാക്കുകയും ഉള്ളടക്കത്തിന്റെ അളവും മൂല്യവും സംബന്ധിച്ച വിശദമായ വിവരങ്ങൾ അടങ്ങിയ ഒരു തരം പ്രമാണമാണ്. വിലയുടെ പ്രശ്നം അയയ്ക്കുന്നയാളാണ് തീരുമാനിക്കുന്നത്. ഏതെങ്കിലും രേഖ പ്രത്യേക മൂല്യത്തിൽ അല്ല എന്ന് വിശ്വസിക്കുന്നുവെങ്കിൽ, ഫോറിന്റെ അനുബന്ധ നിരയിൽ ഒരു ഡാഷ് സ്ഥാപിച്ചിരിക്കുന്നു. സാധനസാമഗ്രി ഒരു കവറില് വയ്ക്കുകയോ പോസ്റ്റ് ഓഫീസില് നേരിട്ട് പായ്ക്ക് ചെയ്യുകയോ ചെയ്യുന്നു. ഓഫീസ് ജീവനക്കാരൻ രജിസ്ട്രേഷന്റെ കൃത്യത പരിശോധിച്ച് ഒരു മുദ്ര ഉപയോഗിച്ച് ഫോം സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തുന്നു. രണ്ട് കോപ്പികളായിട്ടാണ് വസ്തുവിവരപ്പട്ടിക തയ്യാറാക്കേണ്ടത്. ഒരെണ്ണം രേഖകൾക്കൊപ്പം അയച്ചിട്ടുണ്ട്. മറ്റേത് പാർസലിന്റെ ഉടമയുമൊത്ത് വേണം. ഇത് ഒരു സംഘട്ടന സാഹചര്യത്തിൽ നിക്ഷേപത്തിന്റെ ഓരോ യൂണിറ്റ് സ്ഥിരീകരിക്കാൻ കഴിയുന്നു. അതിനുശേഷം എൻവലപ്പ് (പാർസൽ അഥവാ പാഴ്സൽ) മുദ്രയിടുകയും അഡൈ്വസറിനോട് അയയ്ക്കുകയും ചെയ്യും.